Предприятия, применяющие наличные расчеты по зарплате в кассе, могут столкнуться с тем, что сотрудники их не получают. Это может происходить по ряду причин. Они находятся в командировках, например, по болезни. Поскольку срок выдачи зарплаты строго ограничен и не может превышать пяти рабочих дней (включая получение наличных в банке), компания должна закрыть платежную ведомость, в которой производились выплаты, и депонировать все неполученные суммы (ст. 6. 5 Указания № 3210-У от 11. 03. 2014). Рассмотрим механизм этой энергии и ее отражение в бухгалтерском учете.
Как происходит депонирование
По окончании периода выплаты зарплаты кассир должен закрыть статус (или платежную ведомость). В строках, где нет подписи сотрудника, подтверждающей получение денег, кассир делает отметку «депонировано» с помощью специального штампа или рукописи. Общая сумма депонированных средств указывается в последней части платежного документа — она должна быть равна общей сумме всей выданной платежной ситуации.
Любые суммы, не полученные вовремя, то есть не депонированные, должны быть признаны частью задолженности компании перед персоналом. Как и в случае с обязательствами и контролем за всеми долгами компании перед кредиторами, в этих случаях обязателен подробный учет сумм, депонированных каждым сотрудником.
Депонированная заработная плата отражается в реестре по форме предприятия (типовая форма не утверждена законодательством) и соответствующим образом регистрируется в книге учета депонированных сумм. Невыплаченная зарплата должна быть сдана в банк, так как превышение кассового порога фонда запрещено. Сотрудники могут получить депонированную зарплату в любое время, обратившись в бухгалтерию и не дожидаясь истечения срока выплаты.
Депонирование зарплаты: примеры
В бухгалтерском учете компании эти операции описаны следующим образом
Зарплата, полученная кассиром по банковскому счету
Выплаченная зарплата (1, 000, 000-50. 400)
Депонированные и неполученные суммы
50, 400 руб. депонировано на расчетный счет предприятия
Поступление средств в фонд выплаты заработной платы О. И.
Выплаты Репину О. И. за март месяц
Поступление денежных средств в фонд оплаты труда Смеховой М. М. за март месяц
Выплата заработной платы Смеховой М. М.
Как списать депонированную зарплату
Сотрудникам учреждения, уволившимся год назад. Учреждение задолжало сотруднику остаток зарплаты, но связаться с ним в течение года было невозможно. Письма писались по электронной почте. В конце года сумма долга уходит. Как поступить в такой ситуации? Как нужно действовать в такой ситуации?
Учет и списание депонированных сумм
Учесть и снять депонированные суммы. Для выплаты заработной платы, социальных пособий и стипендий из фонда установлены трехдневные сроки. К ним относится дата поступления денег в банк. Это определено Порядком ведения кассовых дел в Российской Федерации (утвержден решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40).
Суммы, не полученные в срок должностными лицами фонда, зачисляются и проводятся по бюджетному счету. Для этого казначей фонда составляет ведомость «депонировано» по заработной плате на фамилии сотрудников, не получивших причитающиеся им выплаты.
На титульном листе ведомости указывается как фактически выплаченная, так и депонированная сумма. На основании этой информации бухгалтер составляет сумму задолженности. Эти суммы возвращаются в банк в кредит лицевого счета фонда с помощью документа «Внесение наличных» (форма 0402001). Сумма кредита является сторнирующей по отношению к соответствующим кассовым расходам.
Учет сумм, не взысканных работниками бухгалтерского бюро, ведется с помощью книги детального учета депонированных сумм заработной платы, пособий и стипендий по форме 0504048 (утверждена приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г. № 123н). Записи в книге необходимо делать по каждой сумме, не полученной конкретным сотрудником. Для этого в книге предусмотрена отдельная строка. В ней указывается номер оклада, фамилия, имя, отчество и депонированная сумма.
Книга депонентов открыта в течение календарного года. Поэтому сумма, не полученная сотрудником в текущем году, переносится в новую книгу, открытую в следующем году.
Причины, по которым депозиты невыгодны для учреждений.
В соответствии с порядком окончания финансового года остатки неиспользованных бюджетных обязательств (бюджетных вопросов) и финансовые суммы бюджетных платежей не переходят на следующий год. Они снимаются с остатков на лицевых счетах учреждения, которые в конце года открываются федеральному населению.
В результате все суммы, поступившие в конце финансового года в рамках финансовой деятельности, могут быть выплачены в следующем году только за счет лимитов бюджетных обязательств этого года. При этом они планируются без учета депонированных сумм. Это грозит учреждениям сокращением трудовых накоплений, которые часто используются для выплаты сотрудникам жизненно необходимой помощи и определенных поощрений и выплат.
Вкладчики могут быть нелегальными.
При учете и контроле депонированных сумм особое внимание следует уделять действительности депонентов. Статья 136 Трудового кодекса РФ гласит, что заработная плата работнику начисляется по месту его работы. Если сотрудник работает вне бухгалтерской фирмы, он не обязан тратить свое свободное время на сбор денег, которые ему положены. Это может быть невозможно или невыгодно делать в рабочее время. Если сотрудник не получил зарплату вовремя по этой причине, вопрос о проводках не стоит. Ведь агентство не позаботилось о том, чтобы работник получил зарплату в порядке, установленном Трудовым кодексом.