Как сдать документы в архив при банкротстве: пошаговая инструкция

Для организаций и предприятий любой формы собственности, завершающих деятельность по ликвидации или банкротству, необходимым этапом является сдача документов в дело. Федеральный закон РФ устанавливает четкие условия хранения документов в зависимости от их категории.

Процедура подготовки документов

Как правило, сотрудники предприятий не знают, как правильно оформить документы в дело. Документы, подлежащие архивированию, должны быть упорядочены и сданы в архив в соответствии с требованиями государственных стандартов. Передача документов при оформлении бизнеса происходит в несколько этапов и может занимать до нескольких месяцев. Стоит обратиться к специалисту, чтобы обеспечить беспрепятственный прием документов на архивное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Этап подготовки и подачи документов:

Распределение и систематизация документов

Во-первых, организация не может просто собрать все имеющиеся документы и отправить их в архив. Первоначально необходимо отобрать из всего объема те документы, которые приняты на государственное хранение. Такими документами являются штатные расписания, но не все документы, связанные с личными карточками в формате Т-2, трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями, если таковые имеются, с вознаграждениями от физических лиц, и, наконец, соответствующие документы. Зарплата. После того как эти документы можно будет выделить из общего количества, их нужно правильно упорядочить по дате и названию. Если компания большая, этот этап может зависнуть на неделю или больше.

Формирование дел и переплет

После систематизации документы следует разложить по папкам в соответствии с требованиями приемного дела. Эти требования могут меняться в зависимости от дела, в которое попадают документы, но есть и неизменные правила, такие как максимальное количество листов, нумерованные листы и внутренние описи определенных видов. листов, должность лица, составившего листы внутренней описи, фамилия, подпись и руководитель листа. Разумеется, процесс переплета и оформление обложки также должны соответствовать правилам.

После всего вышеперечисленного

После завершения работы над документами необходимо подготовить научно-справочный аппарат организации. Обычно это обзор всех изменений, происходящих в организации, таких как регистрация, ликвидация, смена адреса, регистрации и т. д. И наконец, когда все это завершено, начинается процесс, который обычно занимает больше всего времени, — сверка всех документов, файлов и описей с поступившим архивом. В среднем это длится около месяца. Затем, когда все этапы пройдены и все утверждено, происходит долгожданная передача документов. Из всего вышесказанного можно сделать только один правильный вывод. Это значит, что вместо того, чтобы мучить себя всеми этими приготовлениями, лучше довериться специалистам.

Сдать документы в архив без лишних нервов: возможно ли это?

Можно ли сдать документы в архив без лишних нервов? 29 августа 2022 16:56

При банкротстве и ликвидации компаний подготовку документов для сдачи в государственный архив желательно начинать не за неделю, а за две недели до предполагаемой даты завершения процедуры банкротства или ликвидации.

Процесс обработки и подготовки документов сам по себе очень сложен. Сроки завершения процесса зависят от количества документов и архивных особенностей конкретного государства. В одних случаях утверждение происходит сразу, в других может потребоваться несколько раз представить образцы готовых дел или согласовать научные ссылки и оборудование. Кроме того, пересылка документации в архив и обратно может занять много времени.

Как правило, схема выглядит следующим образом (в разных регионах она может несколько отличаться).

Как видите, процесс не самый простой, и трудности могут возникнуть у тех, кто не подготовился на разных этапах. Неправильная систематизация документов, нумерация, обложки, переплет книг, допущение требований к коробам, ошибки в регистрации переписи и EAC и т. д.

Чтобы избежать неожиданностей, наша архивная компания всегда рекомендует клиентам начинать подготовку документов заранее, как минимум за два-три месяца до запланированного «окончания» банкротства/очистки. Мы занимаемся подобной работой уже более десяти лет и за эти годы повидали всякое.

Избегайте лишних нервов, временных и финансовых затрат, доверяя свои документы экспертам. Например, подать документ очень просто — достаточно заполнить форму и отправить его.

Мы также можем быстро рассчитать стоимость вашего проекта и готовы приступить к работе в кратчайшие сроки.

РЕКЛАМА. Технология кадровых решений, ООО. ИНН 6658197780.

Хранение документов после банкротства организации

Как отправить документы в архив при ликвидации организации. Какие документы должны быть в деле при банкротстве? И как их правильно оформить?

Вопрос: Разъяснение: компания подлежит банкротству. Сколько и какой документации он должен сохранить? В головной организации или, возможно, в филиале (производство находилось в филиале)? Ответ был — хранить документы в организации, но происходит банкротство и организация очищается. Каковы особенности хранения в случае банкротства?

ОТВЕТ: условия хранения документов в зависимости от их вида указаны в приказе Министерства культуры от 25 августа 2010 года 558.

К условиям, которые не утратили силу при ликвидации компании, относится передача документов в архив. Синдикат несостоятельности организует передачу документов в дело и расторгает договор с ним. Это следует из второй части статьи 129 Закона от 26 октября 2002 г., ст. 127-ФЗ «О банкротстве (несостоятельности)».

Как сдать документы в архив при ликвидации организации

‘Это последний вопрос, который возникает в процессе очистки юридического лица. Куда девать все документы? Как подготовить их к принятию на хранение? Эти вопросы не регулируются законодательством, но требуют решения.

Очистка бизнеса — это многогранный и сложный процесс, состоящий из различных этапов. Одним из последних этапов является распределение всего объема документов, оставшихся после жизнедеятельности организации. Вопрос «когда нужно хранить документы после ликвидации предприятия» возникает не у всех. В законе это четко прописано — конечно, это необходимо. Что же это за проблема? Прежде всего, речь идет о документах, подтверждающих наличие древних и трудовых отношений юридических лиц, кадровых документах, называемых СЦ, или, как их еще называют, «по личному составу». С 25 августа 2010 года в приказе Министерства культуры РФ № 558 и ряде других нормативных актов даже прописаны условия сохранности тех или иных документов. И их нельзя игнорировать — 75 лет в бессрочном порядке, 5 лет.

Документы, передаваемые на хранение при ликвидации компании

Архивированию подлежат все документы, для которых установлен срок хранения и который не истек. Следующие документы подлежат обязательному архивированию.

(Срок хранения документов, созданных до 2003 года, составляет 75 лет; для документов, созданных после 2003 года, срок хранения составляет 50 лет.

Бухгалтерские документы (например, основные бухгалтерские документы, учетная политика, инвентарные карточки и т. д., срок хранения — не менее пяти лет),

Как видите, постликвидационные документы очень объемны. Особенно если юридическое лицо имеет большой штат сотрудников, ведет постоянную деятельность и очищается в установленном законом порядке.

Процесс передачи документов в архив при ликвидации организации определяется различными нормативными документами.

Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,

Федеральный закон от 26 октября 2002 г. № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)».

Основные положения о работе архива организации (утверждены решением Совета директоров Росархива от 2 июня 2002 г.),

Положение 279-П от 11 ноября 2005 года «О временной администрации кредитных организаций», утвержденное Банком России (уточняет детали работы в письменной форме при проведении санации кредитных организаций).

Этим нормативным требованиям необходимо следовать при ответе на запрос, требующий предоставления документации (в случае, если клиринг бизнеса уже завершен).

В каких случаях необходимо представлять документацию при клиринге бизнеса

Как правило, при клиринге бизнеса невозможно вести учет документов на месте нахождения клиринговой организации. Если помещение арендуется, то арендных отношений больше не существует, за исключением юридического лица из юридического реестра. Имущество самого учреждения передается учредителю или кредиторам через различные процедуры, предусмотренные законом. Таким образом, ликвидационная комиссия или ликвидатор, вздохнув о проделанной на предыдущем этапе тяжелой работе, сталкивается с проблемой, что делать со всеми текущими документами и куда они будут переданы после ликвидации организации. Кроме того, ликвидационная комиссия или ликвидатор обязаны завершить все дела с документами ликвидируемого юридического лица.

Закон гласит следующее. Во-первых, необходимо определить, есть ли у организации правопреемник. Если есть, то документы должны перейти к нему. Если нет, то ищется вышестоящая организация. Если такой организации нет, то документы по личному составу и архивные документы передаются с неустановленным сроком хранения ликвидационной комиссией, ликвидатором или обычным государственным банкротом на хранение в государственный или муниципальный архив по договору.

В пункте 9.7 Основных правил работы организаций говорится о специализированных хранилищах документов по личному составу. Пока такие организации не получили широкого распространения, созданы лишь в некоторых регионах, и информации о них мало. Поэтому, если на территории ликвидируемой организации нет таких специализированных дел, документы передаются в Государственный архив.

Таким образом, из данной правовой нормы (ст. 23 Федерального закона 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») следует, что необходимо предоставлять документы при ликвидации предприятия. Для принятия конкретных мер:

Принести документ при ликвидации организации в обычных условиях,

извлечь документ из дела для доставки документа.

Архив следует искать на территории — как можно ближе к штаб-квартире очищенного юридического лица. Проверив, есть ли специализированные фонды, хранящие документы, относящиеся к частным составам, обращаем внимание на муниципальные архивы. Если по каким-то причинам их нельзя передать в муниципальный архив, остается вариант использования частных файлов.

Независимо от того, в какой фонд (частный, государственный или специализированный) предполагается передать документ, необходимо заключить договор. Важно помнить, что печатное наследие ликвидированных органов не передается в собственность, а лишь оказывает услуги по хранению и в некоторых случаях подготавливает хранилище к формированию дела. Эти услуги являются взаимными. Расходы несет учредитель юридического лица (участник) и осуществляются за счет имущества или за счет самого участника (пункт 2 статьи 62 Гражданского кодекса РФ). Напомним, что государственные архивы могут отказать в приеме некоторых документов о короткой жизни. В этом случае необходимо решить, будет ли «наследство» храниться самостоятельно не менее пяти лет или будут использоваться личные дела.

После подписания договора начинается этап подготовки документов к хранению. Документы формируются отдельно в папки (скоросшиватели) по категориям и разные файлы, в зависимости от срока хранения (документы за 75 лет архивируются отдельно от документов со сроком хранения пять лет). Основные правила учета дел несколько регламентируют процесс подготовки документов к хранению. Они включают в себя экспертизу ценности, архивирование или переплет, подсчет листов и составление различных каталогов. Это очень интенсивная работа, которая не всегда понятна обывателю, никогда не сталкивавшемуся с подобным проектом. Кроме того, хотя обязанность по передаче документов на хранение в архив возложена на клиринговую палату, закон позволяет обращаться за помощью к архивам и профессиональным организациям на договорной основе.

Передача документов в архив во время клиринга требует составления юридического или акта приема-передачи со стороны архива.

Как правило, документы передаются в дело при растаможивании после получения справки из Фонда РФ и Внеаренного фонда. Перед этапом уничтожения печатей и пломб проводится работа по оформлению дела.

Закон не дает четкого ответа на вопрос, обязано ли индивидуальное предприятие передавать свои документы на хранение после истечения срока действия. С одной стороны, при описании этого процесса в законе говорится только об организациях, но с другой стороны, индивидуальные предприниматели также обязаны хранить личные документы. Поэтому, если индивидуальный предприниматель рискует не справиться с хранением важных документов в течение столь длительного периода обязательной охраны, целесообразно передать их на хранение профессиональной организации.

Последним документом о ликвидации бизнеса является уведомление о снятии юридического лица с учета в ЕГРЮЛ. Оно выдается после сдачи всех документов на хранение».